August 31st, 2014

domino

первое правило делового письма.

Самая первая и самая главная ошибка человека, который садится писать деловое письмо - это отсутствие четкой цели.
80% полученных по корпоративной почте писем обычно вызывают вопрос - зачем мне это написали?

И этот вопрос "Зачем я пишу?" следует задать себе до открытия новой вкладки - черновика.
Вопросы, которые могут помочь сфокусироваться на этом "зачем":

- какова моя цель?
убедить, вдохновить на подвиг, продать, поставить задачу, спросить о выполнении задачи

- какой результат должен наступить после прочтения письма адресатом?
адресат должен успокоиться, предпринять какие-то действия, ответить мне с информацией, позвонить мне

- что получатель должен сделать после прочтения?
схоже с предыдущим пунктом, но перед отправкой письма убедитесь, что это требование сформулировано прямым текстом одним предложением в конце письма.
Прошу прислать, ответить до 15.00, связаться с клиентом...

Если в письме несколько адресатов проверьте, что в вашем требовании написано, кто именно это должен сделать.
Прошу каждого ответить, Иванов - формулирует отчет, Петров - консолидирует данные

Потому что задача поставленная нескольким людям, на самом деле не поставлена никому.

о других правилах эффективного делового письма - в продолжении.